Если в компании происходит «смена состава», т. е. один сотрудник увольняется, а на его место приходит новый, то бумаги должны быть переданы в установленном порядке. Это подразумевает не только устные объяснения и передачу документов, но и подписание необходимой документации.
В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел
Данный документ рекомендуется составлять в любом случае. Однако есть такие ситуации, когда он просто необходим. Например, работник увольняется, а нового по какой-либо причине еще не нашли.
Задерживать увольняющегося предприятие не имеет права. Может быть назначен компетентный сотрудник, который примет документацию, а в дальнейшем передаст их новичку.
Кроме этого, есть еще две причины, по которым составление такого акта обязательно.
- Прекращение деятельности сотрудника, который участвует в управлении предприятием либо имеет доступ к финансовой, бухгалтерской или налоговой документации компании, к денежным документам, печатям, бланкам строгой отчетности и пр.
- Увольнение материально-ответственного лица.
ВАЖНО! Прием-передача дел должны производиться в присутствии других работников предприятия, т. е. при свидетелях.
Акт нужно составлять в письменном виде. В нем должны стоять подписи обеих сторон, иначе при возникновении спорных ситуаций к уволившемуся работнику невозможно будет предъявить претензию.
Процесс передачи дел: пошаговая инструкция
Процедура несложная:
- для начала процесса необходимо создать комиссию — издается приказ, где указываются председатель и ее члены,
- работники, назначенные приказом, присутствуют при передаче дел,
- после составления акта члены комиссии оценивают полноту и достоверность сведений, указанных в акте и в сопроводительных документах,
- после утверждения акта он должен быть завизирован всеми членами комиссии, передающей и принимающей сторонами,
- если дела передаются непосредственно новому сотруднику, то он должен ознакомиться с ними и поставить отметку об этом на акте.
Все участники должны способствовать наиболее эффективному проведению процедуры передачи дел.
Дополнительные документы, необходимые для составления акта
Для того чтобы максимально быстро и эффективно осуществить прием дел новым сотрудником, рекомендуется разработать локальные нормативные акты, в которых была бы описана данная процедура. К таким документам можно отнести:
- положение о порядке приема-передачи дел,
- положение о материальной ответственности,
- порядок проведения инвентаризации.
Возможно издание локальных распорядительных актов, которые содержат в себе регламентацию процессов документооборота на предприятии.
Может прилагаться опись, где отражается правильное ведение передаваемого ответственным лицом. Например, для денежных документов учитывается не только их наличие и состояние, но официальные бумаги предприятия, в которых указаны правила их приема, хранения и регистрации.
Что указывается в акте передачи
Единой формы акта передачи дел закон не устанавливает. Но есть перечень информации, которая должна в нем содержаться:
- дата составления,
- место, где происходит процедура,
- ФИО и должности сторон,
- в случае, когда в процессе приема возникают претензии, они в обязательном порядке должны быть отражены в документе,
- формулировки о том, что дела были переданы принимающей стороне согласно перечню,
- кроме подписей должны быть фразы «Дела передал» и «Дела принял».
Опись может быть составлена в виде таблицы, где в специальных графах указываются наименования дел согласно номенклатуре, временные периоды для каждой папки, количество папок в каждом деле.
ВАЖНО! При отсутствии каких-либо документов это необходимо отразить в акте.
Кроме того, в акте при необходимости указываются все недостачи и повреждения бланков строгой отчетности, ценных бумаг, денежных документов.
Подписывать акт должны не только принимающая и передающая стороны, но и все присутствующие.
Образец акта передачи дел при увольнении
Должности, на которых обязательно передавать дела преемнику
Для ряда должностей существуют свои перечни документов, с которыми они связаны по роду деятельности. Следовательно, при передаче необходимо обратить внимание на наличие всех наименований.
Особенности передачи дел при смене директора
Когда на предприятии происходит смена руководителя, то новый директор должен принять от своего предшественника:
- учредительную документацию,
- первичку,
- в случае ведения деятельности, подлежащей лицензированию, — разрешительные документы и лицензии,
- доверенности,
- договора по основной деятельности, в том числе международные (при наличии).
Если на момент увольнения прежнего руководителя новый еще не назначен, то принимать дела может заместитель либо специально назначенное с этой целью лицо из числа сотрудников предприятия.
При необходимости к акту могут быть приложены ксерокопии наиболее важных документов либо описи при большом количестве передаваемого.
Особенности передачи дел главного бухгалтера
Если на предприятии происходит смена бухгалтера, то передаче подлежат:
- первичные бухгалтерские документы,
- балансовые отчеты,
- статистические отчеты,
- налоговые декларации,
- журналы учета,
- годовая и промежуточная бухгалтерская отчетность,
- наличные деньги, чековые книжки, денежные документы,
- бухгалтерские реестры,
- уставные документы,
- ценные бумаги,
- штампы, печати, ключи от сейфов.
В этом списке могут включаться и другие документы, с которыми работает главный бухгалтер при выполнении своих обязанностей.
Точный список передаваемой документации индивидуален на каждом предприятии и зависит от вида и масштабов деятельности.
Законодательная база
Процесс передачи дел и составление акта регулируются следующими документами.
- Ст. 277 ТК РФ — закреплены обязанности материально-ответственных лиц. При передаче дел необходима инвентаризация.
- П. 22 Методические указания № 119н от 28.12.2001 г. — отображен порядок проведения инвентаризации при передаче дел.
- П. 4. ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. — регулируется обязанность составления акта, если в списке передаваемых дел фигурируют бухгалтерские документы.
(Пока оценок нет)
Загрузка...
